Компанії, що працюють у сфері надання послуг або торгівлі, постійно замовляють товари у постачальників. Цей процес потрібно планувати заздалегідь, щоб купувати тільки ті позиції, які мають попит та принесуть прибуток.
Відстежувати всі процеси на підприємстві в електронних таблицях непрактично – це зайве навантаження на персонал і витрати часу. Найкраще автоматизувати облік закупівель, щоб звітність формувалася без участі людини, була актуальною та доступною 24/7.
Планування та контроль: головні переваги автоматизації
Закупівлі потрібно продумувати заздалегідь, щоб уникнути ситуації, коли популярних позицій немає в наявності. Якщо не замовити вчасно дефіцитний товар, що має попит, є ризик втратити клієнтів, адже вони будуть звертатися до інших магазинів. У таких умовах неможливо успішно вести бізнес та отримувати прибуток.
Автоматизація дозволить реалізувати системний підхід до закупівель, щоб уникнути таких неприємних ситуацій:
- списання асортименту через завершення терміну придатності чи втрату властивостей;
- надходження від постачальника меншої кількості одиниць;
- придбання у контрагентів бракованого товару;
- постійної нестачі популярних позицій.
Планування закупівель допоможе завжди вчасно й за доступними цінами замовляти партії потрібних товарів (наприклад, новинок відомих брендів, святкових, сезонних тощо). Якщо менеджер починає займатися цим питанням уже після настання потрібного періоду (за день до Нового року, у перший місяць сезону тощо), йому доведеться заплатити за продукцію більше, адже в цей час ціни зростають, а вигідних пропозицій майже немає.
Регулярне відстеження закупівель: що це дає бізнесу
Необхідність постійно контролювати та заздалегідь планувати цей процес актуальна як для великих підприємств, так і для маленьких інтернет-магазинів чи окремих торгових точок. Автоматизація складського обліку дає можливість:
- раціонально планувати витрати й купувати саме те, що потрібно на цей момент;
- уникнути ситуацій, коли на складі залежується забагато товарів, які потім доводиться списувати;
- правильно вибирати постачальників серед тих, чиї позиції мають найбільший попит;
- планувати розпродажі чи акції (наприклад, для продукції, що не дуже активно продається).
Для автоматизації обліку закупівель достатньо скористатися програмою в хмарі USAP.ONLINE. Цей сервіс завжди доступний на будь-якому пристрої та має різноманітний функціонал для відстеження руху товарів, прибутків, витрат, контролю роботи працівників тощо.
Програмне забезпечення легко інтегрується з іншими платформами, якими користуються на підприємстві. Його можна підключити до обладнання для друку чи формування електронних чеків, щоб не створювати їх постійно вручну. Інформація про компанію, торгову точку, товар може підтягуватися автоматично з бази.
USAP.ONLINE – програма в хмарі для обліку закупівель та інших процесів, яка дозволяє уникнути зайвої тяганини та витрат часу.
